QUY TẮC HOÀ GIẢI TRỰC TUYẾN
Của Trung tâm Hoà giải Việt Nam thuộc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam
Có hiệu lực từ ngày 01 tháng 04 năm 2021
Điều 1. Áp dụng quy tắc
1. Quy tắc hoà giải trực tuyến của Trung tâm Hoà giải Việt Nam thuộc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (sau đây gọi là “Quy tắc trực tuyến”) được áp dụng để giải quyết các tranh chấp bằng hoà giải thông qua nền tảng hoà giải trực tuyến tại Trung tâm Hoà giải Việt Nam.
2. Các bên có thể thỏa thuận để loại bỏ, sửa đổi hoặc bổ sung một hoặc nhiều điều khoản của Quy tắc trực tuyến, với sự đồng ý bằng văn bản của Trung tâm Hoà giải Việt Nam và hoà giải viên, miễn là việc loại bỏ, sửa đổi hoặc bổ sung đó không trái với các quy định bắt buộc của pháp luật.
3. Trường hợp bất cứ quy định nào của Quy tắc trực tuyến này mâu thuẫn với quy định bắt buộc của pháp luật thì quy định bắt buộc của pháp luật được ưu tiên áp dụng.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy tắc trực tuyến này:
1. Trung tâm là Trung tâm Hoà giải Việt Nam thuộc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt
2. Chữ ký điện tử là chữ ký điện tử đáp ứng yêu cầu theo quy định của pháp luật.
3. Danh sách hoà giải viên trực tuyến là danh sách các hoà giải viên của Trung tâm tham gia giải quyết tranh chấp theo Quy tắc trực tuyến với thông tin được đăng tải và cập nhật trên website của Trung tâm.
4. Dữ liệu hòa giải trực tuyến là toàn bộ thông tin, tài liệu mà các bên và hòa giải viên cung cấp, trao đổi, đạt được trong quá trình hoà giải trực tuyến.
5. Hoà giải trực tuyến là quá trình các bên thực hiện thủ tục hoà giải theo quy định của Quy tắc trực tuyến này.
6. Nền tảng hoà giải trực tuyến là nền tảng do Trung tâm khai thác sử dụng nhằm cung cấp dịch vụ hoà giải trực tuyến mà qua đó, Trung tâm, hoà giải viên và các bên tương tác trong toàn bộ quá trình hoà giải trực tuyến.
7. Tài khoản hòa giải là tài khoản được lập và sử dụng để tham gia quá trình hòa giải trực tuyến theo Quy tắc trực tuyến này.
8. Thỏa thuận hoà giải là một thỏa thuận bằng văn bản, dưới dạng điều khoản trong hợp đồng hoặc một thỏa thuận hoà giải riêng, trong đó hai hoặc nhiều bên đồng ý giải quyết tranh chấp có thể phát sinh hoặc đã phát sinh thông qua hoà giải tại Trung tâm theo Quy tắc trực tuyến này.
9. Văn bản về kết quả hoà giải thành là kết quả của quá trình hoà giải trực tuyến, trong đó toàn bộ hoặc một phần tranh chấp giữa các bên được giải quyết.
Điều 3. Nền tảng hoà giải trực tuyến
1. Nền tảng hoà giải trực tuyến được truy cập tại medup.vmc.org.vn.
2. Nền tảng hoà giải trực tuyến là nơi tương tác chính giữa Trung tâm, hoà giải viên và các bên trong quá trình hoà giải, bao gồm tiếp nhận bản yêu cầu hoà giải, bản trả lời hòa giải, nộp phí đăng ký hoà giải và phí hoà giải, nhận/gửi thông báo, tài liệu, v.v.
3. Để tham gia hoà giải trực tuyến, mỗi bên cần tạo một tài khoản hòa giải trên nền tảng hòa giải trực tuyến. Tài khoản hòa giải cho phép các bên nhận/gửi thông báo, tài liệu, nộp phí và theo dõi diễn biến quá trình hoà giải trực tuyến.
Điều 4. Bắt đầu thủ tục hòa giải
Quá trình hoà giải trực tuyến bắt đầu từ khi Trung tâm nhận được bản yêu cầu hoà giải và phí đăng ký hoà giải cho đến khi kết thúc theo quy định tại Điều 14 của Quy tắc trực tuyến này.
Điều 5. Bắt đầu thủ tục hoà giải khi đã có thoả thuận hoà giải
1. Bất kỳ bên nào muốn bắt đầu thủ tục hoà giải trực tuyến cũng có thể nộp một bản yêu cầu hoà giải tới Trung tâm bằng cách truy cập vào Nền tảng hòa giải trực tuyến, đăng ký một tài khoản hoà giải và điền đầy đủ các thông tin yêu cầu vào bản yêu cầu hòa giải.
2. Ngay sau khi tài khoản hòa giải và bản yêu cầu hòa giải được đăng ký thành công (và trong mọi trường hợp không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản yêu cầu hòa giải), thông báo và bản yêu cầu hoà giải sẽ được gửi tới bên được yêu cầu hòa giải thông qua địa chỉ thư điện tử do bên yêu cầu hòa giải cung cấp. Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo, bên nhận được yêu cầu hoà giải gửi Bản trả lời tới Trung tâm bằng cách điền đầy đủ các thông tin yêu cầu vào Bản trả lời thông qua tài khoản hòa giải của mình.
3. Bằng việc gửi bản trả lời tới Trung tâm trong đó xác nhận đồng ý tiến hành hòa giải, bên được yêu cầu hòa giải đồng ý tham gia thủ tục hòa giải trực tuyến theo Quy tắc trực tuyến này và Điều khoản dịch vụ của Trung tâm.
4. Trường hợp bên được yêu cầu hòa giải từ chối tiến hành hòa giải hoặc không gửi bản trả lời tới Trung tâm, thủ tục hòa giải trực tuyến chấm dứt theo quy định tại Điều 14 của Quy tắc trực tuyến này.
Điều 6. Bắt đầu thủ tục hoà giải khi chưa có thoả thuận hoà giải
1. Khi chưa có thỏa thuận hoà giải, một bên muốn bắt đầu thủ tục hoà giải trực tuyến thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 5 của Quy tắc này. Tại bước xác nhận chưa có Thỏa thuận hòa giải, bên yêu cầu điền thông tin vào mẫu Thỏa thuận hòa giải. Thỏa thuận hòa giải này sẽ được gửi tới bên được yêu cầu hòa giải cùng với thông báo và bản yêu cầu hòa giải.
2. Việc gửi thông báo, bản yêu cầu hòa giải kèm theo Thỏa thuận hòa giải của bên yêu cầu hòa giải, bản trả lời của bên được yêu cầu hòa giải được thực hiện theo khoản 2 Điều 5 Quy tắc trực tuyến này.
3. Bằng việc gửi bản trả lời tới Trung tâm trong đó xác nhận đồng ý ký kết Thỏa thuận hòa giải, bên được yêu cầu hòa giải được coi là đã ký kết một Thỏa thuận hòa giải hợp pháp với bên yêu cầu hòa giải.
4. Các trường hợp khác được quy định tại khoản 3 và 4 Điều 5 của Quy tắc trực tuyến này.
Điều 7. Chỉ định hoà giải viên
1. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản trả lời của bên được yêu cầu hòa giải (trong đó Bên được yêu cầu đồng ý hòa giải), Giám đốc Trung tâm sẽ ra quyết định chỉ định một hòa giải viên.
2. Trước khi chấp nhận làm hoà giải viên, người được chỉ định làm hoà giải viên phải công khai kịp thời về bất kỳ sự việc nào có thể gây nghi ngờ về sự độc lập, vô tư, khách quan và trung thực của mình hoặc về việc không phù hợp với yêu cầu mà các bên thỏa thuận (nếu có). Việc thông báo các thông tin công khai do Hòa giải viên thực hiện trên nền tảng hòa giải trực tuyến. Nếu các bên không có phản đối hòa giải viên trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày thông báo, người được chỉ định sẽ làm hòa giải viên giải quyết vụ tranh chấp. Trường hợp một hoặc các bên phản đối hòa giải viên, Giám đốc Trung tâm sẽ chỉ định một hoà giải viên khác theo quy định tại khoản 1 của Điều này.
Điều 8. Vai trò và trách nhiệm của hoà giải viên
1. Hoà giải viên phải luôn bảo đảm tính độc lập, vô tư, khách quan và trung thực để giúp các bên đạt được giải pháp hoà giải cho tranh chấp. Trước khi chấp nhận làm hoà giải viên và trong suốt quá trình hoà giải trực tuyến, người được chỉ định làm hoà giải viên phải công khai kịp thời về bất kỳ sự việc nào có thể gây nghi ngờ về sự độc lập, vô tư, khách quan và trung thực của mình hoặc về việc không phù hợp với yêu cầu mà các bên thỏa thuận (nếu có).
2. Hoà giải viên tiến hành hoà giải theo trình tự, thủ tục mà mình cho là phù hợp và phù hợp với quy định tại Quy tắc trực tuyến này và Bản hướng dẫn hòa giải trực tuyến dành cho Hòa giải viên.
3. Hoà giải viên, tại bất cứ giai đoạn nào của thủ tục hoà giải, có quyền đưa ra đề xuất về giải pháp hoà giải tranh chấp nhưng không có quyền áp đặt giải pháp hoà giải cho các bên. Đề xuất của hoà giải viên không cần nêu lý do.
4. Hoà giải viên không được đồng thời đảm nhiệm vai trò đại diện hay tư vấn cho một trong các bên, không được là trọng tài viên đối với cùng vụ tranh chấp đang hoặc đã tiến hành hoà giải, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Điều 9. Tiến hành hoà giải
1. Trung tâm điều phối các công việc hành chính của thủ tục hoà giải trực tuyến, gồm các công việc sau:
a) Quản lý chung Nền tảng hoà giải trực tuyến, bao gồm nhưng không giới hạn bởi việc nhận/gửi thông báo, tài liệu của vụ tranh chấp từ/tới các bên và hoà giải viên;
b) Cung cấp các hỗ trợ hành chính khác.
2. Khi bắt đầu tiến hành hoà giải, hoà giải viên có thể yêu cầu mỗi bên gửi tới hoà giải viên bản trình bày ý kiến của mình về các vấn đề đang tranh chấp. Hoà giải viên phải tổ chức phiên hoà giải chung đầu tiên không muộn hơn 15 ngày kể từ ngày được chỉ định để trao đổi với các bên về các vấn đề đang tranh chấp, trừ khi các bên có thoả thuận về việc phiên hòa giải có thể được tổ chức muộn hơn. Ngoài (các) phiên hoà giải chung, hoà giải viên có thể, tự mình hoặc theo yêu cầu của một bên, tổ chức các phiên hoà giải riêng với bên đó.
3. Các phiên hoà giải được thực hiện không công khai qua nền tảng hoà giải trực tuyến, trừ khi các bên có thoả thuận khác. Ít nhất 02 ngày trước khi phiên hoà giải diễn ra, hoà giải viên và tất cả các bên phải được thông báo về những người dự phiên hoà giải.
4. Mỗi bên có thể, tự mình hoặc theo gợi ý của hoà giải viên, thông báo cho hoà giải viên biết về các đề xuất của mình liên quan tới giải pháp hoà giải.
5. Thủ tục hoà giải trực tuyến được thực hiện bằng ngôn ngữ mà các bên thỏa thuận. Trường hợp các bên không có thỏa thuận, hoà giải viên quyết định ngôn ngữ hoà giải. Nếu có yêu cầu dịch thuật thì bên yêu cầu phải tự chịu trách nhiệm về việc dịch và độ chính xác của bản dịch.
Điều 10. Trao đổi thông báo, tài liệu trong hoà giải
1. Việc trao đổi các thông báo, tài liệu giữa các bên, hoà giải viên và Trung tâm trong thủ tục hoà giải trực tuyến được thực hiện thông qua Nền tảng hoà giải trực tuyến của Trung tâm và thư điện tử với địa chỉ do các bên cung cấp.
2. Bằng việc tham gia quá trình hòa giải trực tuyến theo Quy tắc trực tuyến này, các bên đồng ý rằng việc trao đổi Dữ liệu hòa giải trên Nền tảng hoà giải trực tuyến và thư điện tử như nêu tại đoạn 1 Điều này là phương thức liên lạc được các bên chấp thuận và thừa nhận, bao gồm cả việc xác lập Thoả thuận hoà giải và/hoặc Văn bản về kết quả hoà giải thành.
Điều 11. Trách nhiệm của các bên trong hoà giải
1. Tham gia hoà giải với tinh thần thiện chí, gồm việc hợp tác với nhau và với hoà giải viên để thúc đẩy quá trình hoà giải đạt được kết quả tích cực, trình bày chính xác các chi tiết của vụ tranh chấp và cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu liên quan đến vụ tranh chấp theo yêu cầu của hoà giải viên. Các bên chịu trách nhiệm về tính chính xác và xác thực của các thông tin, tài liệu do mình cung cấp trong quá trình hòa giải trực tuyến.
2. Tuân theo các nghĩa vụ khác theo quy định của Quy tắc trực tuyến này và của pháp luật.
Điều 12. Bảo mật
1. Trừ trường hợp các bên có thoả thuận khác bằng văn bản, hoà giải viên, các bên và người khác tham gia vào thủ tục hoà giải phải giữ bí mật về toàn bộ dữ liệu trực tuyến.
2. Nội dung Văn bản về kết quả hoà giải thành cũng phải được hoà giải viên và các bên giữ bí mật, trừ trường hợp việc công khai là cần thiết để phục vụ việc công nhận và thi hành kết quả hoà giải thành đó.
3. Bất cứ thông tin nào được trao đổi giữa một bên với hoà giải viên trong phiên họp riêng là bí mật và không được tiết lộ tới bất kỳ bên nào khác tham gia hoà giải, trừ khi có sự đồng ý trước của bên đã cung cấp thông tin.
4. Các bên và người tham gia của họ không được ghi âm, ghi hình hay ghi biên bản chính thức của bất cứ giai đoạn nào của thủ tục hoà giải trực tuyến, trừ hoà giải viên được thực hiện ghi chép để phục vụ cho việc tiến hành hoà giải.
5. Dữ liệu trực tuyến không được sử dụng làm chứng cứ trong các thủ tục tố tụng tại tòa án, trọng tài hoặc các thủ tục tố tụng khác sau này. Các bên không được yêu cầu hoà giải viên làm nhân chứng trong bất kỳ thủ tục tố tụng nào đối với tranh chấp đã qua thủ tục hoà giải theo Quy tắc trực tuyến này hoặc tranh chấp khác phát sinh từ cùng giao dịch đó.
Điều 13. Văn bản về kết quả hoà giải thành
1. Văn bản về kết quả hoà giải thành phải được lập thành văn bản và gồm các nội dung chính sau đây
a) Căn cứ tiến hành hoà giải, trong đó có thỏa thuận hòa giải mà các bên đã xác lập từ trước khi tiến hành hòa giải hoặc xác lập trên Nền tảng hòa giải trực tuyến theo Quy tắc trực tuyến này;
b) Thông tin cơ bản về các bên;
c) Nội dung chủ yếu của vụ việc;
d) Thỏa thuận đạt được và các giải pháp thực hiện;
đ) Các nội dung khác theo thỏa thuận của các bên phù hợp với quy định của pháp luật;
e) Chữ ký của các bên và hoà giải viên (bao gồm chữ ký điện tử phù hợp với quy định pháp luật).
2. Văn bản về kết quả hoà giải thành có hiệu lực thi hành đối với các bên theo quy định của pháp luật dân sự.
Điều 14. Chấm dứt thủ tục hoà giải
1. Thủ tục hoà giải chấm dứt trong các trường hợp sau đây:
a) Khi các bên đạt được kết quả hoà giải thành;
b) Khi hoà giải viên, sau khi tham khảo ý kiến các bên, tuyên bố rằng theo ý kiến của hoà giải viên thì việc tiếp tục thủ tục hoà giải trực tuyến không có khả năng đạt được kết quả;
c) Khi một hoặc các bên thông báo tới hoà giải viên rằng bên đó muốn chấm dứt hoà giải;
d) Khi bên được yêu cầu hoà giải từ chối tiến hành hoà giải hoặc không gửi Bản trả lời tới Trung tâm trong thời hạn mà Trung tâm ấn định;
2. Trung tâm thông báo cho các bên và hoà giải viên về việc chấm dứt thủ tục hoà giải.
Điều 15. Phí hoà giải trực tuyến
Phí hòa giải trực tuyến là phí không hoàn lại. Phí hoà giải trực tuyến được tính theo Biểu phí Hoà giải trực tuyến của Trung tâm gồm các khoản sau:
a) Phí đăng ký hoà giải;
b) Phí hòa giải bao gồm thù lao cho hoà giải viên và chi phí hành chính của Trung tâm liên quan tới việc giải quyết vụ tranh chấp.
2. Phí hòa giải trực tuyến được thanh toán trên nền tảng hòa giải trực tuyến theo yêu cầu của Trung tâm vào các thời gian cụ thể sau:
a) Phí đăng ký hòa giải: Khi bên đề nghị/yêu cầu hòa giải lập tài khoản hòa giải;
b) 50% Phí hòa giải: Trong vòng 05 ngày kể từ ngày hòa giải viên được chỉ định;
c) 50% Phí hòa giải: Trong thời gian từ sau khi phiên hòa giải chung đầu tiên được ấn định đến 02 ngày trước ngày diễn ra phiên hòa giải đầu tiên.
3. Nếu các bên không có thỏa thuận khác, các khoản phí và chi phí nêu tại các mục 1(b) được phân bổ đều cho các bên cùng chịu. Một bên có thể trả thay bên khác bất kỳ khoản phí và chi phí nào theo quy định tại Điều này.
4. Trường hợp phí hòa giải không được nộp đúng thời hạn, Trung tâm có quyền yêu cầu hoà giải viên tạm dừng thủ tục hoà giải trực tuyến cho đến khi phí hòa giải được nộp đủ theo yêu cầu.
Điều 16. Các quy định chung
1. Hoà giải viên, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam, VMC và các nhân viên của VMC không chịu trách nhiệm trước các bên về bất kỳ hành động hoặc không hành động nào liên quan đến việc tiến hành hoà giải do hoà giải viên thực hiện trong quá trình hoà giải theo Quy tắc hòa giải trực tuyến này trừ khi việc hành động hoặc không hành động đó vi phạm các điều cấm của luật.
2. Đối với các vấn đề không được quy định trong Quy tắc trực tuyến này, Trung tâm và hoà giải viên có quyền hành động theo tinh thần của Quy tắc trực tuyến này và nỗ lực giải quyết vụ tranh chấp một cách công bằng và hiệu quả.
